ファックス機や電話回線なしでオンラインでファックスを送受信する方法

動きの遅い企業や政府機関の中には、電子メールでのドキュメントを受け入れない場合があり、FAXで送信する必要があります。FAXの送信を余儀なくされた場合は、コンピューターから無料で送信できます。

以前、ドキュメントを印刷およびスキャンせずに電子的に署名する方法について説明しました。このプロセスを使用すると、ドキュメントにデジタル署名して、企業にFAXで送信できます。すべてコンピューター上で、印刷は必要ありません。

ファックス機のしくみ（そしてなぜそれらがとても不便なのか）

これは、あるべきほど簡単ではありません。ファックス機はすべて、一般電話回線に接続されています。標準のファックス機を使用する場合、そのファックス機は指定した番号に電話をかけます。宛先番号のファックス機が応答し、ドキュメントが電話で送信されます。

このプロセスはインターネットの前に発明されたものであり、現時点では笑えるほど古風なようです。ファックスを実行するために、人は文書をタイプし、それを印刷し、そしてそれを電話回線を介して送信するファックス機にスキャンすることができる。ファックスを受信した人は、ファックスされたドキュメントをスキャンして、デジタルファイルに戻すことができます。それらは完全に一巡しました—ドキュメントはあるコンピューターから別のコンピューターに送信されましたが、多くの追加作業が行われ、画質が失われました。

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理想的には、電子メールまたはより安全なオンライン方法でドキュメントを送信できるはずです。多くの企業は、ファックスをドキュメントを送信する安全な方法と考えていますが、実際にはそうではありません。誰かが電話回線を覗き見していると、ファックスされたすべてのドキュメントを簡単に傍受できます。

ファックス機は電話回線にのみ接続されているため、インターネット経由で直接ファックス機に接続する方法はありません。オンラインでFAXを実行するには、インターネット経由でドキュメントを受け入れ、そのドキュメントをFAXマシンに送信する何らかのゲートウェイが必要です。そこで、以下のサービスが登場します。ドキュメントを渡すと、ファックス機にダイヤルアップして電話回線でドキュメントを送信するという面倒な作業が行われます。

コンピュータだけでFAXを送信することもできますが…

もちろん、以下のサービスはスキップできます。Microsoft Windowsには、FAXを送信できるFAXおよびスキャンアプリケーションも含まれています。問題は、コンピュータを電話回線に接続する必要があるということです。そうです、これは、ダイヤルアップファックスモデムが必要であることを意味します。また、固定電話接続も必要であり、ファックスを送信するときは、昔のダイヤルアップインターネットの時代と同じように、電話を切らないように人々に指示する必要があります。もちろん、大量のファックスを送信している場合は、専用のファックス電話回線の料金を支払うことができます。これは、大量のファックスを受信して​​いる場合でも必要になる場合があります。

これは明らかに理想的ではありません。確かに、かなりの数のファックスを送信する必要がある場合は、先に進んでファックス機またはモデムを購入し、固定電話に接続してください。しかし、おそらくこれほど頻繁にファックスを送受信する必要はありません。過去に立ち往生している組織に出くわしたときはいつでも、たまにファックスを送信するだけでよいのです。

ドキュメントをスキャンするか、既存のデジタルファイルを使用する

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基本的なプロセスは簡単です。まず、FAXで送信するドキュメントを、電子メールで送信する場合と同じようにスキャンする必要があります。スキャナーがない場合は、スマートフォンでスキャンしてみてください。ドキュメントがすでにコンピュータ上のファイルである場合は、おめでとうございます。何もスキャンする必要はありません。

ドキュメントがデジタル形式になったら、迷惑なファックス作業を行うサービスに送信できます。

ファックスをオンラインで無料で送信

世の中には非常に多くのオンラインファックスサービスがあるため、どれを選択するかについて十分な情報に基づいた決定を下すのは困難です。最初に考慮すべきことは、ユーザーの種類、FAXを送信する頻度、および必要な機能です。

パワーユーザー：RingCentral Fax

機密性の高いFAXを常に送信する場合、または会社で働いていてサービスを選択しようとしている場合は、CiscoとAT＆Tが部分的に所有しているRingCentralFaxがおそらくニーズに最適です。特に、優れたセキュリティ機能が多数あり、個別のファックス回線を使用する複数のユーザーをサポートしているためです。

Outlook、Googleドライブ、Dropbox、Boxとの統合など、想像できるすべての機能を備えており、フリーダイヤルを取得することもできます。また、安全な情報を送信する企業や人々に役立つ多くのセキュリティ機能も備えています。

もちろん、FAXを数枚送信したいだけの場合は、格安プランの1つにサインアップして、1〜2か月後にキャンセルすることができます。

不定期のユーザー

たまにファックスを送信する必要がある場合は、MyFaxの無料トライアルにサインアップすることをお勧めします。これにより、最大100ページを送信できます。これは、ほとんどの人が1年にファックスするよりも1か月あたりのページ数が多くなります。頻繁にFAXを送信する必要がある場合は、通常のプランにアップグレードできます。

ファクスの受信

ファックスを受信する必要がある場合は、有料サービスにサインアップする必要があります。サービスはファックス回線専用の電話番号を確立する必要があり、それにはお金がかかります。あなたが支払うならば、RingCentral、MyFax、および他の多くのサービスがこれを行います。

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幸いなことに、少なくとも無料トライアルを利用できるはずです。たとえば、RingCentralでは30日間の無料FAX受信を提供しています。

使用するFAXサービスはたくさんあり、たまにFAXを送信するだけで、無料で送信できますが、FAXを受信したい場合は、トライアルアカウントにサインアップする必要があります。 。必要に応じていつでもキャンセルできます。

画像クレジット：FlickrのMatt Jiggins、FlickrのDavid Voegtle